Ситуация:

Наша сотрудница, работала с обычной бумажной трудовой книжкой.  Одна из организаций, в которой она работала ранее  до нас, не сделала запись о ее работе (все записи ведутся на вкладыше) Мы, как выход из ситуации, предложили просто поменять вкладыш на новый, а  внутри трудовой книжки сделать заметку о том, что предыдущий вкладыш был с ошибкой и его поменяли на новый. Можно ли так сделать?  есть ли какие-то риски для нашей организации? как можно исправить такую ситуацию по-другому т.е. как внести исправление в ТК, а конкретно — внести запись об организации, которая была пропущена?

Решение:

Вносить пропущенную запись о работе во вкладыш следует по общим правилам ведения трудовых книжек — следующим порядковым номером после последней записи, с указанием даты события и реквизитов документа-основания. Замена вкладыша только из-за отсутствия одной записи неправомерна и может повлечь риски для работодателя.

Запись о работе, пропущенная прежним работодателем, должна быть внесена именно этим работодателем.

Если организация-работодатель ликвидирована, исправление может внести работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись (п. 30 Порядка № 320н).

Если прежний работодатель существует, новый работодатель не вправе самостоятельно вносить за него пропущенные сведения.

Запись вносится на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе, либо иного подтверждающего документа от прежнего работодателя (п. 9 Порядка № 320н).

Пропущенная запись вносится следующим порядковым номером после последней записи в трудовой книжке/вкладыше. Запись заверяется подписью и печатью работодателя, который ее вносит (п. 15, 36 Порядка № 320н).

Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 32 Порядка № 320н). Порядок не предусматривает случая выдачи дубликата вкладыша к трудовой книжке, более того, понятие «дубликат вкладыша» в нем отсутствует. Замена вкладыша только из-за отсутствия одной записи не предусмотрена законом. Правильный способ, по нашему мнению, — внести пропущенную запись следующим порядковым номером после последней записи во вкладыше, с указанием даты и реквизитов документа-основания.

Самовольная замена вкладыша без законных оснований может быть расценена как нарушение порядка ведения трудовых книжек (ч. 4 ст. 66 ТК РФ; КоАП РФ ст. 5.27). В случае проверки возможны претензии со стороны ГИТ или иных органов.

Документы КонсультантПлюс:

• Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде (КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}
• {Вопрос: Можно ли внести недостающие сведения в трудовую книжку сотруднику, у которого пропущена запись о приеме и увольнении на предыдущем месте работы? (Подборки и консультации Горячей линии, 2021) {КонсультантПлюс}}
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» {КонсультантПлюс}
• {Вопрос: В каком порядке оформляется дубликат вкладыша в трудовую книжку, если он пришел в негодность? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024) {КонсультантПлюс}}
• {Вопрос: Работник просит заменить вкладыш к дубликату трудовой книжки из-за того, что вкладыш, заведенный этим работодателем, содержит только его записи, из которых две ошибочные, а сам дубликат содержит верные записи предыдущих работодателей. Может ли последний работодатель пойти навстречу работнику и заменить свой вкладыш? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2025) {КонсультантПлюс}}
• ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ {КонсультантПлюс}