При увольнении работника необходимо ли отдавать согласие на обработку персональных данных или они подшиваются с трудовыми договорами в одну папку.

Ответ:

В день увольнения вы обязаны выдать работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р), заверенные выписки, в частности из сведений о страховом стаже, и разд. 3 расчета по страховым взносам. Другие документы  нужно выдать, только если об этом есть заявление работника. Следовательно, законодательством не установлена обязанность работодателя выдать работнику в день увольнения согласие на обработку персональных данных, если отсутствует заявление работника об этом.

Конкретный срок действия согласия на обработку персональных данных Законом N 152-ФЗ не установлен, но он должен быть указан в самом согласии и соответствовать целям обработки персональных данных. Он может ограничиваться:

• сроком действия трудового договора;
• моментом, когда будет достигнута цель обработки персональных данных.

Кроме того, указанное согласие может быть отозвано (ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Если субъект персональных данных отозвал согласие на обработку его персональных данных, вы по общему правилу должны прекратить их обработку. Если при этом сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, вы по общему правилу должны уничтожить такие данные. Это нужно сделать в срок не более 30 дней с даты поступления указанного отзыва (ч. 5 ст. 21 Закона о персональных данных).

Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных — письменным отзывом в произвольной форме.

Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.

Срок хранения согласия работника на обработку персональных данных составляет 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Так как требований к составу личного дела нет, то такое согласие можно выделить из состава личного дела, сформировать в отдельное дело и хранить 3 года после увольнения работника.

Если согласие хранится в личном деле работника, то срок его хранения – 50 лет, поскольку хранения личных дел руководителей и работников организаций составляет 50/75 лет. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет.

Документы КонсультантПлюс:

• Готовое решение: Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• {Типовая ситуация: Какие документы выдать работнику при увольнении (Издательство «Главная книга», 2023) {КонсультантПлюс}}
• Готовое решение: Каковы обязанности оператора персональных данных (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023) {КонсультантПлюс}
• Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» {КонсультантПлюс}
• {Вопрос: Какой срок хранения установлен для личных дел сотрудников? (Подборки и консультации Горячей линии, 2022) {КонсультантПлюс}}
• Вопрос: Какие документы можно хранить в личном деле после увольнения работников, учитывая требования о защите персональных данных? (Консультация эксперта, Роструд, 2021) {КонсультантПлюс}