Если сотрудник просит дать копию какого-либо документа из его личного дела, нужно ли брать с человека заявление с просьбой выдать это?

Ответ:

Работодатель обязан по заявлению работника (в том числе бывшего работника) предоставить копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Порядок предоставления документов, связанных с работой, и их копий зависит в том числе от порядка осуществления документооборота. Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФ.

Среди них:

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах на другую работу;

— копия приказа об увольнении с работы;

— справки о заработной плате;

— справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;

— справки о периоде работы у работодателя.

Следовательно, предоставить копии документов работодатель обязан по заявлению работника.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023) {КонсультантПлюс}

{Вопрос: Каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой? (Консультация эксперта, 2023) {КонсультантПлюс}}

Статья: Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет? (Овчинникова И.В.) («Главная книга», 2022, N 22) {КонсультантПлюс}

Статья: Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет? (Овчинникова И.В.) («Главная книга», 2022, N 22) {КонсультантПлюс}

«КонсультантПлюс: Новости для специалиста по кадрам» {КонсультантПлюс}

Подробнее:

Общий состав личных дел работников

Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не рекомендуется включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения. К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:

• заявление о приеме на работу, направление или представление;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (в случае его издания работодателем);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
• анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
• подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.

В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
• документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.

На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.

Отметим, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ)).

Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023) {КонсультантПлюс}
Каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой?

Работодатель обязан по заявлению работника (в том числе бывшего работника) предоставить копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Порядок предоставления документов, связанных с работой, и их копий зависит в том числе от порядка осуществления документооборота.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику, в частности, копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из ведущейся работодателем трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Если используется электронный документооборот, то заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ).

В этом случае работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Кроме того, в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

При этом необходимо учитывать, что из формулировки ст. 62 ТК РФ, предусматривающей обязанность выдать копию приказа об увольнении с работы в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а также судебной практики следует, что право на получение копий документов, связанных с работой, имеют как действующие, так и бывшие работники организации.

Так, суды приходят к выводу, что по смыслу ст. 62 ТК РФ правом получения копий документов, связанных с работой, по заявлению также обладают и работники, с которыми трудовой договор был расторгнут. Законодательством не предусмотрено ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения (Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 N 88-5249/2020, Апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

При этом необходимо учитывать срок хранения кадровых документов в организации (разд. 8 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, разд. 4 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

Таким образом, в ТК РФ закреплены безусловное право работника на основании заявления требовать от работодателя представления копий документов, связанных с работой, а также безусловная обязанность работодателя такие копии работнику представить, не требуя от работника подтверждения необходимости получения этих документов (Апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу N 33-39765/2019, 2-432/2019).

По нашему мнению, условие локального нормативного акта организации о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются работникам только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие копии, ухудшает положение работников данной организации по сравнению с ТК РФ и, следовательно, такое условие неправомерно (ч. 1, 4 ст. 8 ТК РФ, Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 15.06.2011 по делу N 33-4017/2011).

При выдаче на бумажном носителе копий документов, связанных с работой, можно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X (далее — Указ N 9779-X).

Организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (п. 1 Указа N 9779-X).

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа) (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).

Стоит учесть, что при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника (в порядке взаимодействия, предусмотренном ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

{Вопрос: Каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой? (Консультация эксперта, 2023) {КонсультантПлюс}}
По закону работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему документы, связанные с его работой у конкретного работодателя <1>. Причем исполнять это требование нужно и тогда, когда их просит бывший работник. Так как правило об их выдаче распространяется на отношения работника и работодателя и в том случае, если они уже прекращены <2>.

Важный момент: работник не обязан в своем запросе обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с прежней работой в вашей компании (ИП), так как российским законодательством на него такая обязанность не возложена <3>. Следовательно, требовать озвучить причину обращения работодатель не имеет права.

Внимание! Требование о выдаче документов, связанных с работой у вас, можно не исполнять (и суд вас в этом поддержит), если работник, который их запрашивает:

— или не обращался к вам с письменным заявлением о выдаче документов, а, к примеру, направил запрос в виде письма по электронной почте (не подписанного электронной подписью) <4>;

— или не может доказать, что состоял в трудовых отношениях с вашей компанией <5>;

— или затребовал документы, содержащие государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну <6>.

Конкретного перечня «документов, связанных с работой» нигде не установлено, однако некоторые из них прямо указаны в ТК РФ <7>. Среди них:

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах на другую работу;

— копия приказа об увольнении с работы;

— справки о заработной плате;

— справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на ОПС;

— справки о периоде работы у работодателя.

Поэтому, если бывший работник запросил у вас что-то из перечисленного, безоговорочно выдайте ему нужную бумагу.

Важно: перечисленный в ТК РФ перечень заканчивается припиской «…и другое». Однако это вовсе не означает, что любой запрос сотрудника нужно исполнять. О том, какие другие рабочие документы нужно выдавать сотрудникам, а какие нет, — в таблице ниже.

Комментарий

<1> Прежде чем принять решение «не выдавать», взвесьте все за и против. Ведь если работник не получит желаемое, он может обратиться в суд. И даже если вы выиграете спор, очевидно, что времени на судебное разбирательство вы все равно потратите куда больше, чем если сразу передадите нужный документ работнику. Также обращаем внимание, что в случае возникновения спора, допустим, в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности вас также могут попросить представить необходимые документы (те же материалы служебной проверки) уполномоченному органу или суду. В таком случае отказать в их представлении вы не вправе.

<2> За передачу персональных данных работника третьим лицам без его письменного согласия могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа <16>:

— для фирм, относящихся к малому бизнесу, — от 20 000 до 75 000 руб.;

— для иных компаний — от 30 000 до 150 000 руб.;

— для должностных лиц и ИП — от 20 000 до 40 000 руб.

А за повторное нарушение санкции увеличены <17>:

— для фирм, относящихся к малому бизнесу, и ИП — от 100 000 до 300 000 руб.;

— для иных компаний — от 300 000 до 500 000 руб.;

— для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.

Как выдавать выписки и копии документов

Выписка и копии документов, как мы уже говорили, оформляются на основании письменного заявления работника <18>. Однако ни его форма, ни содержание трудовым законодательством не установлены. Следовательно, составить документ работник может произвольно.

Как быть, если работник запросил документы, которых нет

Ответ прост: сообщить работнику об отсутствии запрашиваемых им документов. Специально для него составлять документы не надо. Вот какие объяснения отсутствия у вас запрашиваемых бумаг вы можете предоставить работнику. Кстати, лучше изложите такие причины письменно.

Подытожим: выдать бывшим работникам по их письменному запросу нужно только те документы, которые отвечают следующим требованиям:

— документ касается именно работы уволенного в вашей компании;

— документ не содержит персональных данных других сотрудников, а если содержит — можно выдать только выписку;

— документ есть в компании. Вы вправе отказать работнику в выдаче документов в случае, если вы их не оформляли, потому что и не должны были это делать по закону, или они утрачены, или срок их хранения истек.

Статья: Уволенный работник просит копии рабочих документов: что выдавать, а что нет? (Овчинникова И.В.) («Главная книга», 2022, N 22) {КонсультантПлюс}
Электронные кадровые документы: Минтруд уточнил, как их предоставлять по запросу работников

Сотрудник должен указать в заявлении способ предоставления связанных с работой документов, которые ведут в электронном виде. Их можно выдать на бумаге либо направить в электронной форме.

Как взаимодействовать с работниками с помощью электронного кадрового документооборота, подскажет готовое решение.

Документ: Письмо Минтруда России от 27.03.2023 N 14-6/ООГ-2211

«КонсультантПлюс: Новости для специалиста по кадрам» {КонсультантПлюс}

Ответ подготовил эксперт Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Кузнецова Дарья Владимировна

Ответ актуален на 19.05.2023 г.