Ситуация:

Сотрудник был в командировке в СПб. Гостиницу оплачивал наличными. Привез следующие документы:
1. Кассовый чек на авансовый платеж 5000 в т.ч НДС 20% (833,33)  (внизу написано блокированная сумма до расчета)
2. Счет и Кассовый чек на Проживание 5000,00 без НДС

Какой чек необходимо принять к учету?

Решение:

В соответствии с действующим законодательством (Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»; Приказом ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@) продавец при получении аванса от физических лиц в момент получения указанных сумм  должен применить ККТ с формированием кассового чека со значением реквизита «признак способа расчета» (тег 1214) «аванс» вне зависимости от того, является такая предоплата полной либо частичной (Письмо Минфина России от 12.10.2017 N 03-01-15/66757).

Далее,  при фактическом получении клиентом товара или услуги продавцом пробивается второй чек на полный расчет с зачетом полученного ранее аванса. Дополнительные обязательные реквизиты такого кассового чека утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@, согласно которому при зачете аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета в кассовом чеке указывается значение реквизита «признак способа расчета» (тег 1214) «полный расчет» и соответствующим образом заполняется реквизит кассового чека «сумма по чеку (БСО) предоплатой (зачетом аванса и (или) предыдущих платежей)» (тег 1215) (Табл. 5, 24, 62, 100 Приложения N 2 к Приказу ФНС России N ЕД-7-20/662@, Письма Минфина России от 18.11.2021 N 30-01-15/93304, ФНС России от 14.12.2021 N АБ-4-20/17477@).

Кассовые чеки при поступлении аванса и полном расчете (образец заполнения) смотрите во вложении.

Таким образом, исходя из выше сказанного, полагаем, что к авансовому отчету  по командировке можно приложить оба  чека, но в обязательном порядке должен присутствовать чек с  «признаком способа расчета» (тег 1214) «полный расчет».  Кроме того, полагаем, нужно обратить  внимание на окончательную сумму  расходов по проживанию, с целью исключения двойной оплаты.

Документы КонсультантПлюс:

• Форма: Кассовые чеки при поступлении аванса и полном расчете (образец заполнения) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: Каков порядок применения ККТ при получении аванса (предоплаты)? (Консультация эксперта, ФНС России, 2023) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: Каков порядок применения ККТ при зачете полученного ранее аванса (предоплаты)? (Консультация эксперта, ФНС России, 2023) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Вопрос: Организация направляет работников в служебные командировки. В целях экономии расходов сотрудники арендуют жилье. Арендодатель за предоставленные услуги по найму жилых помещений выдает кассовые чеки. В них выделена сумма НДС. Можно ли на основании чеков принять к вычету НДС? («ЭЖ Вопрос-Ответ», 2019, N 10) {КонсультантПлюс}