Ситуация: 

Как часто нужно обновлять описи в личных делах сотрудников?

Решение:

Внутренняя опись документов личного дела составляется с момента приема соответствующего сотрудника на работу и заполняется по мере поступления новых документов, связанных с его трудоустройством. Документы личного дела включаются во внутреннюю опись в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу работодателя. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются количество включенных в опись документов и количество листов описи. Подписывается опись ее составителем. Обновление внутренней описи производится по мере наступления соответствующих событий, меняющих состав личного дела работника (например, включение новых документов в личное дело или изъятие каких-либо документов). При этом каждое изменение состава документов личного дела отражается в графе «Примечания» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

Документы КонсультантПлюс:

• Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки их к передаче в архив (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» {КонсультантПлюс}